Para fazer um relatório de entrevista de emprego, registre logo após a conversa cinco blocos: dados da vaga e do candidato, competências avaliadas com nota e evidência (o que a pessoa disse ou demonstrou), pontos fortes, pontos de atenção e uma recomendação final (avançar, avançar com ressalvas ou não avançar). O segredo é definir os critérios antes da entrevista e anotar fatos, não impressões. Abaixo você encontra um modelo de relatório de entrevista em branco para copiar, um exemplo preenchido e as regras para dar notas de forma justa.
O que um relatório de entrevista precisa conter
Um bom relatório de entrevista permite que outra pessoa, que não estava na sala, entenda por que o candidato foi aprovado ou não. Para isso, ele precisa ter:
- Identificação: vaga, área, nome do candidato, data, formato (presencial ou on-line) e entrevistador.
- Critérios de avaliação: de 4 a 7 competências técnicas e comportamentais ligadas à descrição da vaga.
- Nota e evidência: uma escala fixa (por exemplo, de 1 a 5) e, ao lado de cada nota, o exemplo concreto que a justifica.
- Pontos fortes e pontos de atenção: o que diferencia o candidato e o que pede verificação ou desenvolvimento.
- Condições práticas: disponibilidade de início, pretensão salarial, modelo de trabalho, quando forem relevantes.
- Recomendação final: decisão clara e próximos passos (teste técnico, entrevista com gestor, checagem de referências).
Relatório de entrevista em 6 etapas
1. Antes
Defina critérios a partir da descrição da vaga.
2. Roteiro
Prepare as mesmas perguntas para todos.
3. Durante
Anote frases e exemplos, não adjetivos.
4. Logo depois
Atribua notas no mesmo dia.
5. Síntese
Liste forças, atenções e decisão.
6. Consolidação
Compare candidatos com os mesmos critérios.
Modelo de relatório de entrevista para copiar
Copie a estrutura abaixo para um editor de texto ou planilha e ajuste as competências à vaga. Ela serve para entrevistas de triagem com o RH e também para entrevistas técnicas com o gestor.
Modelo em branco: relatório de entrevista de seleção
1. Identificação
Vaga: ____________________ | Área: ____________________
Candidato(a): ____________________
Data da entrevista: ___/___/______ | Formato: ( ) Presencial ( ) On-line
Entrevistador(es): ____________________ | Etapa do processo: ____________________
2. Resumo do perfil
Formação: ____________________
Experiência relevante para a vaga: ____________________
Motivo de interesse na vaga: ____________________
3. Avaliação por competência (escala: 1 = não atende; 2 = atende parcialmente; 3 = atende; 4 = supera; 5 = referência)
Competência 1: ____________ | Nota: ___ | Evidência: ____________________
Competência 2: ____________ | Nota: ___ | Evidência: ____________________
Competência 3: ____________ | Nota: ___ | Evidência: ____________________
Competência 4: ____________ | Nota: ___ | Evidência: ____________________
Competência 5: ____________ | Nota: ___ | Evidência: ____________________
Média geral: ___
4. Pontos fortes
– ____________________
– ____________________
5. Pontos de atenção
– ____________________
– ____________________
6. Informações práticas
Disponibilidade para início: ____________________
Pretensão salarial: ____________________
Modelo de trabalho aceito: ( ) Presencial ( ) Híbrido ( ) Remoto
Outras condições informadas pelo candidato: ____________________
7. Recomendação final
( ) Avançar para a próxima etapa
( ) Avançar com ressalvas — quais: ____________________
( ) Não avançar — motivo ligado aos critérios: ____________________
Próximos passos sugeridos: ____________________
8. Assinatura
Responsável pelo relatório: ____________________ | Data do registro: ___/___/______
Exemplo de relatório de entrevista preenchido
O exemplo a seguir é fictício e mostra o nível de detalhe esperado: cada nota vem acompanhada de algo que o candidato efetivamente disse ou fez.
Exemplo preenchido: vaga de analista de atendimento ao cliente
1. Identificação
Vaga: Analista de Atendimento ao Cliente Pleno | Área: Operações
Candidata: Mariana S. (nome fictício)
Formato: On-line | Entrevistadora: coordenadora de atendimento | Etapa: entrevista com a gestão
2. Resumo do perfil
Formação: graduação em Administração.
Experiência relevante: quatro anos em atendimento de comércio eletrônico, sendo o último ano como referência técnica de uma equipe de seis pessoas.
Motivo de interesse: quer atuar em empresa com atendimento por múltiplos canais e participar da melhoria de processos.
3. Avaliação por competência
Comunicação escrita | Nota: 4 | Evidência: no exercício de resposta a uma reclamação, escreveu texto curto, cordial e com prazo concreto de solução.
Resolução de problemas | Nota: 4 | Evidência: relatou que identificou aumento de reclamações sobre trocas, mapeou as causas com a logística e propôs um roteiro de resposta padronizado.
Uso de ferramentas de atendimento | Nota: 3 | Evidência: usa plataformas de chamados e chat no dia a dia; ainda não configurou automações.
Trabalho em equipe | Nota: 4 | Evidência: descreveu como treinou dois colegas novos e organizou uma escala de cobertura em período de alta demanda.
Lidar com pressão | Nota: 3 | Evidência: contou um caso de cliente agressivo; manteve a calma, mas reconheceu que demorou a escalar o caso para a liderança.
Média geral: 3,6
4. Pontos fortes
– Visão de processo: não se limita a responder chamados, procura a causa do problema.
– Escrita clara, alinhada ao tom de voz da empresa.
5. Pontos de atenção
– Pouca experiência com automações e indicadores; verificar no teste técnico.
– Confirmar como decide o momento de escalar casos críticos.
6. Informações práticas
Disponibilidade: início em 30 dias, por aviso prévio.
Pretensão salarial: dentro da faixa prevista para a vaga.
Modelo de trabalho: aceita híbrido.
7. Recomendação final
(X) Avançar com ressalvas — aplicar estudo de caso sobre indicadores de atendimento.
Próximos passos: teste técnico e checagem de referências com a liderança anterior.
Passo a passo para fazer o relatório de entrevista
- Parta da descrição da vaga. Liste o que a pessoa precisa entregar no cargo e transforme isso em competências observáveis. “Ser proativo” é vago; “identificar problemas recorrentes e propor solução” pode ser avaliado.
- Monte um roteiro único. Faça as mesmas perguntas principais a todos os candidatos da vaga. Perguntas comportamentais (“conte uma situação em que…”) rendem evidências melhores do que perguntas hipotéticas.
- Anote durante a conversa. Registre frases, números e exemplos citados pelo candidato. Avise no início que você fará anotações; isso costuma deixar a conversa mais natural.
- Preencha as notas no mesmo dia. A memória se mistura rapidamente quando há vários candidatos. Se possível, reserve alguns minutos entre uma entrevista e outra.
- Escreva a síntese. Pontos fortes, pontos de atenção e recomendação devem conversar com as notas. Uma média 2 com recomendação “avançar” sem justificativa enfraquece o documento.
- Compartilhe com quem decide. Envie ao gestor ou ao comitê no canal oficial da empresa, e não por aplicativos pessoais.
Como dar notas no relatório de entrevista
A escala só é útil se todos os entrevistadores a interpretarem da mesma forma. Por isso, descreva cada nível e mantenha a escala fixa durante todo o processo seletivo.
| Nota | Significado | Exemplo de evidência |
|---|---|---|
| 1 | Não atende | Não trouxe exemplos ou demonstrou desconhecimento do tema |
| 2 | Atende parcialmente | Exemplo genérico, sem resultado ou papel claro |
| 3 | Atende | Exemplo concreto, com ação e resultado coerentes com a vaga |
| 4 | Supera | Vários exemplos, com iniciativa própria e resultado mensurável |
| 5 | Referência | Domínio que permitiria ensinar outras pessoas na equipe |
Se algumas competências forem mais importantes, atribua pesos (por exemplo, peso 2 para a competência técnica central). Só não mude os pesos no meio do processo, ou a comparação entre candidatos perde sentido.
Fatos, não impressões: como escrever as observações
A observação deve descrever o comportamento, e não rotular a pessoa. Isso torna o relatório mais justo, mais útil para o gestor e mais fácil de defender caso a decisão seja questionada.
| Evite | Prefira |
|---|---|
| “Pareceu inseguro.” | “Não soube detalhar o próprio papel no projeto citado.” |
| “Ótima comunicação.” | “Explicou o processo em ordem lógica e respondeu às perguntas de forma objetiva.” |
| “Não tem perfil.” | “Prefere tarefas individuais; a vaga exige atuação diária com três áreas.” |
| “Muito experiente.” | “Liderou duas implantações de sistema, segundo relato, com equipe de oito pessoas.” |
Erros comuns no relatório de entrevista
- Efeito halo: uma característica muito positiva (ou negativa) contamina todas as notas. Avalie cada competência separadamente.
- Comparar com o candidato anterior: compare com os critérios da vaga, não com quem acabou de sair da sala.
- Preencher dias depois: o relatório vira reconstrução da memória, e não registro.
- Registrar afinidade pessoal: “temos muito em comum” não é critério de desempenho.
- Recomendação sem justificativa: toda decisão deve apontar para notas e evidências.
- Texto longo demais: o gestor precisa ler em poucos minutos. Seja objetivo e use os campos do modelo.
Cuidados com dados pessoais e discriminação
O relatório deve conter apenas informações ligadas aos requisitos da vaga. Não registre dados sobre religião, orientação sexual, estado civil, planos de ter filhos, saúde, origem ou opinião política, nem perguntas sobre esses temas. A Lei nº 9.029, de 13 de abril de 1995, proíbe práticas discriminatórias no acesso ao emprego, e a Lei nº 13.709, de 14 de agosto de 2018 (Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais) exige finalidade, necessidade e segurança no tratamento de dados de candidatos.
Na prática, isso significa guardar os relatórios em local com acesso restrito, definir por quanto tempo serão mantidos e não repassá-los a terceiros sem base adequada. Orientações gerais sobre o tema estão no site da Autoridade Nacional de Proteção de Dados. Para políticas internas de retenção e compartilhamento, consulte o jurídico ou o encarregado de dados da empresa.
Relatório de recrutamento e seleção: consolidando os candidatos
Depois das entrevistas individuais, o relatório de recrutamento e seleção reúne todos os finalistas em uma visão comparativa para apoiar a decisão. Ele não substitui os relatórios individuais; resume-os.
Uma estrutura simples para essa consolidação:
| Candidato | Média | Destaque | Recomendação |
|---|---|---|---|
| Candidato A | 3,6 | Visão de processo | Avançar com ressalvas |
| Candidato B | 4,1 | Domínio técnico | Avançar |
| Candidato C | 2,4 | Boa comunicação | Não avançar |
Complete o documento com dados do processo: canais de divulgação usados, número de candidaturas, etapas realizadas e prazo de cada uma. Esses números ajudam a planejar as próximas contratações e a identificar gargalos, como uma triagem que demora demais ou um canal que traz poucos candidatos aderentes.
Perguntas frequentes
Quanto tempo depois da entrevista devo preencher o relatório?
O ideal é preencher no mesmo dia, de preferência logo após a conversa. Quanto mais tempo passa, maior o risco de confundir respostas de candidatos diferentes e de dar notas por impressão geral.
Existe um modelo de relatório de entrevista em Word?
Não é preciso um arquivo específico: basta copiar o modelo em branco deste texto para o Word, o Google Docs ou uma planilha. Em planilhas, a média das notas pode ser calculada automaticamente, o que facilita o relatório consolidado.
O candidato pode pedir acesso ao relatório de entrevista?
Pela Lei Geral de Proteção de Dados, o titular tem direito de acesso aos seus dados pessoais tratados pela empresa. Como a forma de atender a esse pedido envolve análise caso a caso, o mais seguro é encaminhá-lo ao encarregado de dados ou ao jurídico. Por isso também vale escrever sempre de forma respeitosa e baseada em fatos.
Como elaborar um plano de recrutamento e seleção?
Comece pelo perfil da vaga (entregas, requisitos e faixa salarial), defina os canais de divulgação, as etapas (triagem, entrevistas, testes), os responsáveis por cada uma e um cronograma. Os critérios do relatório de entrevista devem nascer desse plano, para que todas as etapas avaliem a mesma coisa.
Quantas competências devo avaliar em cada entrevista?
Entre quatro e sete costuma ser um número administrável em uma conversa de cerca de uma hora. Mais do que isso tende a gerar avaliações superficiais; menos pode deixar de fora requisitos importantes da vaga.
Qual a diferença entre relatório de entrevista e parecer do candidato?
O relatório de entrevista registra uma conversa específica, com notas e evidências. O parecer é a conclusão sobre o candidato considerando todas as etapas: entrevistas, testes e referências. Em processos menores, os dois podem ser o mesmo documento, desde que a recomendação final deixe claro em que etapas se baseia.
